Kantor Cabang Dinas Pendidikan daerah setempat saat ini masih melakukan hampir seluruh pekerjaan administrasinya secara konvensional dan manual. Setiap harinya, puluhan surat masuk dan keluar harus dicetak menggunakan kertas, lalu disimpan di dalam lemari arsip besi yang besar. Ketika staf ingin berkoordinasi atau membagikan draf dokumen, mereka harus mencetaknya terlebih dahulu dan berjalan mendatangi meja kerja rekan kerja satu per satu.
Cara kerja manual ini mulai menimbulkan masalah serius. Pencarian dokumen surat lama sering kali memakan waktu berjam-jam, ruang kantor menjadi sangat sempit karena dipenuhi tumpukan kertas arsip, dan koordinasi antarstaf sering terlambat. Kepala kantor menginginkan perubahan sistem kerja agar kantor berjalan lebih cepat, modern, dan efisien.
Berdasarkan materi Otomatisasi Perkantoran yang telah kamu pelajari di website ini, berikan analisis dan solusi terbaikmu dengan menjawab pertanyaan di bawah ini:
1. Sebutkan dan jelaskan 2 jenis teknologi (perangkat keras, perangkat lunak, atau aplikasi berbasis komputasi awan/cloud) yang paling mendesak untuk diterapkan di kantor tersebut agar proses administrasi dan pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan efisien!
2. Analisislah apa saja 2 dampak positif bagi kelancaran kerja kantor tersebut, serta 1 tantangan/dampak negatif yang mungkin akan dihadapi oleh para staf senior di kantor tersebut saat transisi dari sistem manual ke sistem otomatis!